2009. január elsejétől a közfeladatot ellátó szerveknek - így a polgármesteri hivataloknak is - a jogszabályi előírások szerint, tanúsított iratkezelő szoftvert kell alkalmazniuk (24/2006. BM-IHM-NKÖM együttes rendelet).
Az iratkezelésről szóló 335/2005. Kormányrendelet a korábban megszokottól lényegesen eltérően értelmezi az alszámok fogalmát és nem csak az iktató előadók, hanem a hivatal összes előadójának aktív közreműködését várja el az iktatás folyamatában.
Több mint 15 éve készítünk és működtetünk iktató programokat a polgármesteri hivatalokban és pontosan látjuk, hogy az átállás a legtöbb helyen rendkívüli nehézségekkel fog járni. Ezért megkíséreltük egy olyan iratkezelési rendszer létrehozását, amely egyrészről eleget tesz az új elvárásoknak, másrészről viszont átvesz és újraértelmez minden olyan eljárást és fogalmat, ami a korábbi iktatási gyakorlat szerves része volt (pl. ügyakták holléte, gyűjtőszámos iktatás, szerelés, kivezetés, scontro). Emellett mindenben igyekeztünk érvényesíteni a fokozatosság elvét, azaz a változások több lépésben való bevezethetőségét.
Az iratkezelésről szóló 335/2005. Kormányrendelet a korábban megszokottól lényegesen eltérően értelmezi az alszámok fogalmát és nem csak az iktató előadók, hanem a hivatal összes előadójának aktív közreműködését várja el az iktatás folyamatában.
Több mint 15 éve készítünk és működtetünk iktató programokat a polgármesteri hivatalokban és pontosan látjuk, hogy az átállás a legtöbb helyen rendkívüli nehézségekkel fog járni. Ezért megkíséreltük egy olyan iratkezelési rendszer létrehozását, amely egyrészről eleget tesz az új elvárásoknak, másrészről viszont átvesz és újraértelmez minden olyan eljárást és fogalmat, ami a korábbi iktatási gyakorlat szerves része volt (pl. ügyakták holléte, gyűjtőszámos iktatás, szerelés, kivezetés, scontro). Emellett mindenben igyekeztünk érvényesíteni a fokozatosság elvét, azaz a változások több lépésben való bevezethetőségét.
|
|
|
|
Érkeztetés. Beérkező iratok érkeztetése, a felbontás dokumentálása, szkennelési lehetőség, igény esetén értesítő email küldése az irat beküldőjének.
Iratküldések.A belső iratküldések részletes dokumentálása. Beérkező illetve kimenő "kosarak" minden munkatárs számára.
Szignálás.Iratok és ügyakták szignálását is támogatja a program, akár szervezeti egységekre, akár konkrét munkatársakra vonatkozóan.
Iktatás.Tárgyazás, előzményezés, szerelés, előadói ív nyomtatás. Gyűjtőszámos iktatás is lehetséges.
Iratküldések.A belső iratküldések részletes dokumentálása. Beérkező illetve kimenő "kosarak" minden munkatárs számára.
Szignálás.Iratok és ügyakták szignálását is támogatja a program, akár szervezeti egységekre, akár konkrét munkatársakra vonatkozóan.
Iktatás.Tárgyazás, előzményezés, szerelés, előadói ív nyomtatás. Gyűjtőszámos iktatás is lehetséges.
Kiadmányozás, kiadmányok postázása, a postázások teljes körű bonyolítása (postai feladólistákkal, ragszámok kezelésével, digitális aláírás használatával, e-Szignó)
Irattározás, irattári kölcsönzés
Selejtezés, levéltárba adás, külső szervnek való végleges átadás
Irattári terv, iktatókönyvek, érkeztetőkönyvek adminisztrációja
Statisztikák, kimutatások. Hatósági statisztika, ügyiratforgalmi statisztika, hátralék kimutatások.
Irattározás, irattári kölcsönzés
Selejtezés, levéltárba adás, külső szervnek való végleges átadás
Irattári terv, iktatókönyvek, érkeztetőkönyvek adminisztrációja
Statisztikák, kimutatások. Hatósági statisztika, ügyiratforgalmi statisztika, hátralék kimutatások.
Grafikus felület, az internetes programokban megszokott külsőségekkel, de a lokálisan telepített programok gyorsaságával és megbízhatóságával
Jelszavas belépési rendszer. A programot egyidejűleg tetszőleges számú felhasználó használhatja, akár olvasási, akár módosítási joggal.
Naplózás. A programmal végrehajtott minden módosító művelet, iratátadás, leválogatás, nyomtatás, adatexportálás paraméterei automatikusan dokumentálódnak (ki hajtotta végre, mikor, mit módosított, régi és új érték).
Ügyfél és címnyilvántartás. Elkülönült ügyfél és címnyilvántartás. Ugyanannak az ügyfélnek több nevét és címét is nyilván lehet tartani, a visszakeresések során a program mindegyiket figyelembe veszi. A strukturált címnyilvántartás lehetővé teszi a begépelt címek megbízható beazonosítását és szabvá-nyosítását. A program képes a sarokcím-megfelelések kezelésére is.
Adatbázis kezelés. A program használatához nincs szükség egy külön adatbázis-kezelő program beszerzésére. Megfelel erre a célra az internetről ingyenesen letölthető MySql adatbázis-kezelő program, vagy - kis felhasználószám esetén - a Windows által eleve mellékelt Microsoft Jet program. Microsoft Sql vagy Oracle adatbázisban is tárolhatók az adatok.
Leválogatások, nyomtatások. Lényegében korlátozás nélküli leválogatási és nyomtatási lehetőség.
Adatexport, adatimport. Közvetlen adatcsere az Excel programmal. Adatfogadási lehetőség az ügyfélkaputól illetve adatszolgáltatás az internetes információ-megjelenítő programok számára.
Jelszavas belépési rendszer. A programot egyidejűleg tetszőleges számú felhasználó használhatja, akár olvasási, akár módosítási joggal.
Naplózás. A programmal végrehajtott minden módosító művelet, iratátadás, leválogatás, nyomtatás, adatexportálás paraméterei automatikusan dokumentálódnak (ki hajtotta végre, mikor, mit módosított, régi és új érték).
Ügyfél és címnyilvántartás. Elkülönült ügyfél és címnyilvántartás. Ugyanannak az ügyfélnek több nevét és címét is nyilván lehet tartani, a visszakeresések során a program mindegyiket figyelembe veszi. A strukturált címnyilvántartás lehetővé teszi a begépelt címek megbízható beazonosítását és szabvá-nyosítását. A program képes a sarokcím-megfelelések kezelésére is.
Adatbázis kezelés. A program használatához nincs szükség egy külön adatbázis-kezelő program beszerzésére. Megfelel erre a célra az internetről ingyenesen letölthető MySql adatbázis-kezelő program, vagy - kis felhasználószám esetén - a Windows által eleve mellékelt Microsoft Jet program. Microsoft Sql vagy Oracle adatbázisban is tárolhatók az adatok.
Leválogatások, nyomtatások. Lényegében korlátozás nélküli leválogatási és nyomtatási lehetőség.
Adatexport, adatimport. Közvetlen adatcsere az Excel programmal. Adatfogadási lehetőség az ügyfélkaputól illetve adatszolgáltatás az internetes információ-megjelenítő programok számára.
|
Kérésre részletes dokumentációt és bemutató verziót is küldünk. A bemutató verzió magában foglal egy minta adatbázist. Külön telepítési eljárás nélkül bármely Windows operációs rendszeren futtatható.
Amennyiben valamilyen számítógépes formában rendelkezésre állnak a korábbi évek iktatási adatai, vállaljuk azok migrációját.
Amennyiben valamilyen számítógépes formában rendelkezésre állnak a korábbi évek iktatási adatai, vállaljuk azok migrációját.
