Dokumentumtár
"Dokumentumtár" főablak
Rekordszintű, főablakos megjelenítés:
A dokumentumtár elsődleges megjelenítési felülete egy állandóan elérhető főablak, amely egy konkrét dokumentum adatait jeleníti meg (aktuális dokumentum), és lehetőséget ad az adott dokumentummal, továbbá az egész dokumentumtárral kapcsolatos műveletek végrehajtására.
Az aktuális dokumentum azonosítója a programból való kilépést követően is tárolódik és a legközelebbi belépéskor a főablak a legutóbbi állapotban jelenik meg (munkatárshoz kötődő állapot-szerializáció).
A "Dokumentumtár" főablakról kétféleképpen indítható:
- "Új dokumentum" nyomógomb (insert billentyű): először a dokumentum metaadatai adhatók meg és menet közben kiválasztható egy vagy több fájl (az első az alapfájl, a többi melléklet). A fájl kiválasztása akár el is maradhat. A fájl több forrásból is származhat: fájlrendszerből, lapolvasóról (lokális vagy központi), email mellékletből.
- "Fájlból" nyomógomb (F gyorsító billentyű): először az alapfájlt kell kiválasztani a fájlrendszerből. A program automatikusan beírja a "tárgy" mezőbe a fájl nevét. Ha szükséges, további fájlok is kiválaszthatók mellékletként.
"Új dokumentum" ablak
Típus
Kötelező megadni.
A dokumentum típusa az előre definiált típuskategóriák közül válaszható ki (lásd: "Dokumentum típusok" ablak). A típuskategóriák többszintű hierarchikus besorolást tesznek lehetővé.
Megjegyzés: ugyanaz a dokumentum több típuskategóriába is besorolható és a keresések során a program mindegyik besorolást figyelembe veszi.
A típust négyféleképpen lehet megadni:
1. Kattintás a "Típus" nyomógombra: párbeszédablakos kiválasztás
2. A típuskategória kódjának közvetlen beírása
3. A típuskategória megnevezése első betűinek begépelése
4. Választás a legördülő listából
Dokumentumszám
A dokumentum publikus azonosító száma (ha rendelkezik ilyennel).
Példa: szerződésszám, határozatszám, előterjesztés szám, rendelet szám, engedély szám minősítés szám.
Nem kötelező a kitöltése. Ha meg van adva, akkor lehetőség szerint egyedi az adott típuskategórián belül (figyelmeztetés, ha nem egyedi az adott típuskategóriában).
A dokumentumok egy részének eleve adott (külső referenciához igazodó) vagy belső elnevezési konvenciót követő számozása van. Az általános dokumentumok többsége nem rendelkezik publikus azonosító számmal,
Tárgy leírás
Rövid leírás a dokumentumról (max 200 karakter).
Nem kötelező a kitöltése és nem kell egyedinek lennie.
Elsősorban a dokumentum kivonatos jellemzésében van szerepe és csak másodsorban a visszakeresésekben. Részletes leírást nem ebben a mezőben lehet megadni, hanem a megjegyzések között.
Kulcsszavak
Szóközzel vagy vesszővel elválasztva adható meg egy vagy több szó, vagy több szóból álló kifejezés
Példa: cím, hrsz, rendszám, számlaszám, ügyfélnév
Az elsődleges feladata a visszakeresések támogatása, de a dokumentum kivonat-jellegű beazonosítását is segíti.
Nyilvánosság szintje
A dokumentum kísérő adatainak és csatolt fájljainak publicitási szintje.
A program a típus-kategóriánál megadott nyilvánossági szintet írja be kezdőértékként (módosítható).
Választási lehetőségek:
- Zárt dokumentum. Csak a dokumentum létrehozója és a nevesített jogosultak férhetnek hozzá a kísérő adatokhoz és a csatolt fájlokhoz
- Részben nyilvános. A kísérő adatok publikusak mindenki számára (csak-olvasás), de a csatolt fájlok nevesített jogosultsággal érhetők el
- Nyilvános: a kísérő adatok és a csatolt fájlok publikusak minden program-használó számára (csak-olvasás; módosítási jog kizárólag nevesített hozzáférés keretében adható).
A "Részben nyilvános" és a "Nyilvános" szint esetén is érvényesül a típus-kategóriánál megadott sávszűrés: csak azok a munkatársak férhetnek hozzá a dokumentumokhoz, akik jogosultsággal rendelkeznek a típus-kategóriánál megadott iktatási sávok valamelyikére.