Iratkezelőrendszer

 

Érkeztetés

Az érkeztetés a beérkező iratok adatainak rögzítését jelenti. Általában ez az iktatási folyamat első lépése.

A programban előforduló objektumtípusok közül az alábbi három a legfontosabb:

·  beérkező iratok:   

Külső személyek illetve szervezetek által az intézménynek küldött papíralapú vagy elektronikus iratok. Ritkán, de előfordulhatnak olyan iratok is, amelyeket a saját szervezeten belüli munkatárs ír egy másik munkatársnak - ezeket általában csak akkor kell érkeztetni, ha elintézésük határidőhöz kötött (pl. jegyzői utasítások, társhatósági megkeresések).  Minden beérkező iratot érkeztetni kell, de nem minden beérkező iratot kell iktatni (pl. reklámanyagok, számlák stb.)

·  kiadmányok:  

Az intézmény munkatársai által írt levelek, határozatok, jegyzőkönyvek, belső utasítások. A címzett általában egy külső személy vagy szervezet, de előfordulhat olyan eset is, amikor a címzett egy másik munkatárs. A kiadmányok minden esetben egy ügyakta alszámaként jelennek meg (a nem iktatott kiadmányokat nem tartja nyilván a program).

·  ügyakták    

Olyan beérkező iratokat és kiadmányokat fog össze, amelyek egy ügyintézési eljáráshoz tartoznak (azaz általában közös az ügytípusuk és ugyanazokra az ügyfelekre vonatkoznak). Ha egy ügyintézési eljárás átnyúlik a következő évre és az új évben egy új határidős beérkező irat felvételére van szükség, akkor fel kell venni egy "szerelt" ügyaktát  (a szerelt ügyakták a belső iratküldések során együtt mozognak).

Megjegyzés: az új iratkezelési jogszabályok "ügyirat"-ként említik az itt ügyaktának nevezett objektumokat.

 

Az érkeztetést végezhetik külön erre szakosodott munkatársak, vagy maguk az iktatók is (kisebb szervezetekben olyan megoldás is lehetséges, hogy közvetlenül az ügyintézők érkeztetik a nekik címzett iratokat).

Az érkeztetés végrehajtható elkülönült műveletként vagy az iktatás részeként is. Most azt az esetet tárgyaljuk, amikor az érkeztetés elkülönült műveletként jelenik meg.

 

 

Új irat érkeztetése:

1. A "Beérkező irat" űrlap felülre-hozatala  (ha nincs még felül):  kattintás az "Bejövő" főablak választó nyomógombra

2. "Érkeztetés" nyomógomb a "Beérkező irat" főablakon.

 

Megjelenik az "Érkeztetés" párbeszédablak

A párbeszédablak egyes mezőit már előre kitölti a program, de ezeket a kezdőértékeket felül lehet írni.

 

Az irat továbbküldése az érkeztetés után

Az érkeztetést követően a program automatikusan felajánlja az irat továbbküldését egy másik munkatárs számára (dönthetünk úgy is, hogy nálunk marad). Attól függően, hogy mely adatokat és miként töltöttünk ki, a program megpróbálja kitalálni a legvalószínűbb iratküldési célt és a legvalószínűbb címzettet. Példa:  ha nem lett bekapcsolva a "Felbontva" adat, akkor a program "Felbontásra" célt javasol. Ha van információ szervezeti egységről (pl. a szignált révén), akkor az adott szervezeti egységnél felbontással megbízott munkatársat fogja címzettként javasolni. Természetesen mind a "Hová kerüljön" mind a "Címzett" adatként más is megadható.

 

Hová kerüljön:    

Szignálásra:   akkor kell szignálásra küldeni, ha nem ismert még az irat leendő előadója

Címzetthez:    akkor indokolt kiválasztani, ha az iratot nem kell iktatni

Érkeztetésre:  ez viszonylag ritkán merülhet fel, hiszen az irat jelenleg is érkeztetésen van. Akkor lehet rá szükség, ha valamilyen művelet végrehajtása érdekében egy másik érkeztető munkatárshoz kell küldeni az iratot (pl. szkennelés céljából).

Irattárba:        csak a nem iktatandó iratok esetén merülhet fel.

Kölcsönadás:előfordulhat, hogy egy iratot már az érkezésekor kölcsönkéri valamelyik munkatárs. Kölcsönkérés esetén mindig meg kell adni a visszaadás határidejét is. A határidő leteltével mind a kölcsönadó, mind a kölcsönvevő munkatársnál megjelenik egy figyelmeztetés a teendők között.

 

Az érkeztetett irat adatainak megtekintése és módosítása

Az érkeztetést illetve az esetleges belső iratküldést követően az érkeztetett irat adatai  megjelennek a "Beérkező irat" főablakon. Az irat érkeztetési számát is ekkor ismerhetjük meg. Az érkeztetés kezdetekor még nem lehetett tudni, hogy mi lesz az érkeztetési szám, hiszen a programot több felhasználó is használhatja.

Megjegyzés:  minden beérkező iratnak van érkeztetési száma, de nem mindegyik kap iktatási számot, hiszen vannak olyan iratok, amelyeket nem kell iktatni, csak érkeztetni. Az érkeztetési számok elején egy "é" betű áll, megkülönböztetendő az iktatási számoktól.

 

 

Ha az érkeztetéskor valamelyik adat tévesen lett megadva, akkor kétszer rá kell kattintani az adatra, aminek a hatására a "Beérkező irat" főablak módosítás üzemmódba kerül és az adatmező azonnal szerkeszthető (módosítás üzemmódba léphetünk az F2 billentyű lenyomásával vagy a "piros ceruza" ikonra  kattintással is). A módosítás üzemmód során egymás után több adatot is módosíthatunk, majd a "Mentés" nyomógombra kattintva a módosításokat egy ütemben menthetjük.

 

 

Hollét adatok:  

A "Beérkező irat" főablak jobb felső részén láthatók az irat hollétére vonatkozó információk:  kinél van, mi az állapota (felbontónál, szignálónál,  iktatónál, ügyintézőnél, címzettnél, irattárban, kölcsönadva), kölcsönadás esetén mikor kell visszaadni. Külön jelzi a program, ha az irat küldés alatt áll (a címzett még nem jelezte, hogy átveszi-e az iratot).  A Hollét történet nyomógombbal részletes kimutatást kaphatunk az irat eddigi belső iratküldéseiről.  Az Iratküldés nyomógombbal kezdeményezhetjük az irat küldését egy másik munkatársnak. Az iratküldésnek általában feltétele, hogy az irat nálam legyen, kivéve ha jelenleg egy "passzív"-ként beállított munkatársnál van és én iktatási jogosultsággal rendelkezem - ebben az esetben pl. magamhoz vehetem az adott iratot.   Ha az irat "küldendő", akkor az ezt jelző sárga feliratra kattintva kérhetjük, hogy soron kívül legyen elküldve (ebben az esetben csak erre az iratra vonatkozóan nyomtat kísérőlapot a program).

 

 

 

Iktatás

Az érkezetett iratok többségét iktatni kell. Az iktatás az a művelet, amikor a beérkező irat bekerül egy ügyaktába, és ennek során iktatási számot kap (főszámot és azon belül egy alszámot).

 

A program az iktatásra az alábbi forgatókönyveket kínálja:

·  a beérkező irat külön lépésben való érkeztetése majd iktatása (új vagy meglévő ügyaktába)

·  új ügyakta felvétele az első alszám egyidejű felvételével (az első alszám általában egy beérkező irat, de lehet kiadmány is)

·  új beérkező irat felvétele egy meglévő ügyaktából kiindulva. Az új beérkező irat érkeztetése és iktatása ebben az esetben is egy lépésben történik.

 

Ugyanazon az intézményen belül a fenti forgatókönyvek vegyesen is alkalmazhatók.

Példa:  A másodlagos (tehát nem ügyindító) iratok esetén általában már az irat adataiból is kiderül, hogy melyik ügyaktához tartozik. Ebben az esetben a legegyszerűbben úgy járhatunk el, hogy eleve az ismert ügyaktához lépünk az "Ügyakta" űrlapon és az ott látható "Új bejövő" nyomógombbal gondoskodunk az irat egy lépésben való érkeztetéséről és iktatásáról.

 

Korábban már érkeztetett irat iktatása

Be kell tölteni a beérkező iratot a "Bejövő" főablakra (ha nem az iktatandó irat látható a főablakon).  A betöltés történhet gyorskereséssel, leválogatással majd a leválogatott iratok közül való választással. A leválogatás egyik módja:  "Nálam lévő, iktatandó iratok"  teendő-sor a "Teendők" ablakon.

A "Bejövő" főablakon egy nyomógomb szolgál az irat iktatására.

Iktatás:   Erre a gombra kattintva egy párbeszédablak jelenik meg, amely segítséget nyújt az iktatás módjában.

1.   Előzményezéssel

Az előzményezés az az eljárás, aminek a segítségével megállapítható, hogy van-e olyan folyamatban lévő ügyakta, amihez új alszámként kell felvenni az iratot, vagy van-e olyan korábbi lezárt ügyakta, aminek újranyitásaként értelmezhető az irat. Az utóbbi esetben az iratot egy olyan új ügyaktába kell felvenni, amibe szerelni kell az előzmény ügyaktát.

2.   Iktatás új ügyaktába:  Csak akkor szabad alkalmazni, ha valamilyen háttérinformáció alapján biztosan tudható, hogy sem idei sem korábbi ügyaktához nem kapcsolódik a beérkező irat.

 

Az "Van előzménye" lehetőséget választva megjelenik az "Előzményezés" párbe­szédablak.

 

 

Az előzményezés első lépése az előzmény ügyakta kiválasztása. Ennek megkönnyítésére a program eleve azokat az ügyaktákat jeleníti meg a felső táblázatban, amelyekről valószínűsíthető, hogy van valami közük a beérkező irathoz. A fenti példában:   iktatás éve tavalyelőtt, tavaly vagy idén,  az ügytípuskód első két karaktere (azaz az "ágazat") megegyezik az iratnál megadott ügytípus első két karakterével és az ügyfél neve "Kiss Ákos" (ideértve a " Kiss Ákos"-sal kezdődő ügyfél neveket is).

Az "Előzményezés beállításai" nyomógombbal testre szabható, hogy miként állítsa elő a program az előzményezés induló keresési feltételét.

 

 

Határidős vagy közbenső alszám 

Az előzmény-ügyakta alszámainak megtekin­tése ahhoz is szükséges lehet, hogy eldöntsük, határidős vagy közbenső alszámként kell felvenni az új iratot. Ez az előzményezés következő, egyben befejező lépése. Nincs teljesen általános szabály arra, hogy mikor kell egy iratot határidősnek tekinteni - a jogszabályok, a helyben kialakult gyakorlat illetve az iratnak a többi alszámmal való viszonya alapján dönthető el. Az ügyindító iratok az esetek többségében határidősnek minősülnek (itt is lehetnek kivételek). A másodlagos beérkező iratok közül jellemzően közbenső jellegűek a szakhatósági állásfoglalások, a társhatósági  megkeresésekre érkező válaszok, és az iratpótlások. A fellebbezések sem rónak közvetlen határidős kötelezettséget az intézményre (azon túlmenően, hogy továbbítani kell a fellebbezést a másodfoknak), ezért általában a fellebbezéseket is közbenső iratként lehet felvenni.

Ha egy iratot határidős alszámként iktatunk, akkor az ügyakta mindaddig folyamatban lévőnek (illetve a határidő leteltét követően "hátralékosnak") minősül, amíg egy lezáró kiadmány vagy egyéb intézkedés bejegyzésével a határidős iratot le nem zárjuk (ezt szokás "kivezetés"-nek is nevezni).

 

Szerelt ügyakta felvétele

Ha az előzmény ügyakta nem idei, és a beérkező iratot határidős alszámként akarjuk felvenni, akkor a program automatikusan felajánlja, hogy létrehozza az előzmény ügyakta idei szerelt utózmány ügyaktáját, és ebbe veszi fel első alszámként a beérkező iratot. Ez azért szükséges mert határidős iratot (szemben a közbenső jellegű iratokkal) csak idei ügyaktába lehet felvenni. A szerelés arra az eljárásra utal, hogy az előzmény ügyaktát fizikai értelemben is belehelyezik az idei ügyakta előadói ívébe. Miután az előzmény ügyaktának is lehetett már szerelt előzménye, a szerelés ügyakták egész láncolatát érintheti.   A program a szerelés tényét úgy kezeli, hogy a belső iratküldések során igyekszik gondoskodni arról, hogy a szerelt ügyakták mindig együtt mozogjanak.

 

Új ügyakta, adatátvétellel

Akkor indokolt alkalmazni, ha találtunk ugyan egy távoli előzmény-ügyaktát az irat számára, de csak nagyon gyenge kapcsolódásról van szó. Ilyenkor nem indokolt az előzmény ügyakta szerelése az idei ügyaktához. Az "Új ügyakta, adatátvétellel" eljárás azonban megkönnyíti az új ügyakta felvételét avval, hogy átveszi a régi ügyakta hasznosítható adatait.

 

Új ügyakta felvétele

ha - előzmény híján - a "Nincs előzménye" nyomógombot választjuk

ha egy korábbi évi ügyaktát választottunk ki előzményként és a beérkező iratot határidős alszámként akarjuk felvenni.

 

Ezekben az esetekben megjelenik az "Új ügyakta" párbeszédablak, amelybe a program kezdőértékként beír minden hasznosítható adatot (ha van előzmény, akkor az előzmény adatait, ha nincs, akkor az irattól átvehető adatokat).

Az új ügyakta adatainak megadását később részletezzük. Az ügyakta felvételét követően a program automatikusan felajánlja az ügyakta küldését az előadónak (ha nem lett megadva, akkor egy szignálónak), illetve felajánlja az előadói ív nyomtatását is. A felvételt kővetően a program egy üzenetben közli az új ügyakta iktatási számát, és megjeleníti az "Ügyakta" űrlapon.

 

Új határidős alszám felvétele

Ha új határidős alszámot veszünk fel egy idei ügyaktába, akkor meg kell adnunk a határidőt és - ha eltér az ügyakta eddigi előadójától - az előadót illetve az aláírót. A program az elintézési időre az ügytípus alapján kezdőértéket javasol (általában 30 nap). Az egyes ügytípusokhoz tartozó elintézési idők az irattári tervben állíthatók be. Többletnapot csak a jogszabályokban leírt esetekben szabad megadni (pl. idegen nyelvű kérelem esetén a fordításhoz szükséges idő, stb.)